Software-Pflegevereinbarung

zwischen

Auftraggeber

– nachstehend “Auftraggeber” genannt –

und

alkima GmbH, Colmarer Str. 12, 65203 Wiesbaden

– nachstehend „Auftragnehmer“ genannt –

Bestandteil dieser Vereinbarung ist das Angebot, welches der Auftragnehmer dem Auftraggeber im Vorfeld unterbreitet hat und vom Auftraggeber unterschrieben wurde.

– nachstehend “Angebot” genannt –

1. Gegenstand der Vereinbarung

   1. Der Auftragnehmer übernimmt die Pflege der im Angebot näher beschriebenen, individuell vom Auftragnehmer entwickelten oder bereits beim Auftraggeber vorhandenen, Software. Wesentliche Erweiterungen der Software (Upgrades) sind nicht Bestandteil dieser Vereinbarung.

   2. Die Pflege umfasst

      1. den Erhalt und die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft der Software,

      2. die Aktualisierung der Software (Updating),

      3. die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten,

      4. die Beratung des Auftraggebers gemäß Ziffer 4.,

      5. periodische Pflegeleistungen, wie z.B. Software-Tests.

   3. Die Pflege erstreckt sich auch auf die zu der Software gehörende fortlaufende Dokumentation (Benutzerhandbuch) sowie auf Dateien oder Datenbankmaterial, welches vom Angebot umfasst ist.

   4. Nicht von dieser Vereinbarung umfasst ist die erstmalige Installation der Software, die Einweisung und Schulung des Personals des Auftraggebers, der Wechsel der Hardware oder des Betriebssystems des Auftraggebers sowie individuelle Anpassungen der Software. Dies gilt auch für die Beseitigung von Störungen und Schäden, die durch Fehlbedienung seitens des Auftraggebers, durch fehlerhafte Hardware, durch eine Unterbrechung der Stromversorgung, durch Einwirkung Dritter oder durch höhere Gewalt verursacht werden. Diese Leistungen können im Einzelfall gegen gesonderte Vergütung nach den aktuellen Stundensätzen des Auftragnehmers vereinbart und abgerechnet werden.

2. Leistungsumfang

   1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, vom Auftraggeber gemeldete, reproduzierbare Fehler der Software zu untersuchen und dem Auftraggeber Hinweise zu geben, um die Folgen des Fehlers zu beseitigen. Ein Fehler liegt insbesondere dann vor, wenn die Software eine in ihrer Leistungsbeschreibung angegebene Funktion nicht oder nicht zutreffend erfüllt oder sich in anderer Weise nicht funktionsgerecht verhält.

   2. Der Auftragnehmer wird auf vom Auftraggeber mitgeteilte Fehlermeldungen innerhalb, der im Angebot beschriebenen Zeiten reagieren. Er wird ihm danach innerhalb einer angemessenen Frist die voraussichtliche Dauer der Störungsanalyse und Störungsbeseitigung mitteilen. Der Auftragnehmer ist angehalten, den Fehler innerhalb der genannten Frist, der mitgeteilten Fehlermeldung zu beseitigen.

   3. Bei wesentlichen Fehlern der Software, die durch den Auftragnehmer entwickelt wurde, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Fehler mittels eines Updates zu beseitigen. Bei Software, die nicht durch Auftragnehmer entwickelt wurde, wird Auftragnehmer alle nötigen und möglichen Schritte unternehmen, um diese Fehler zu beheben. Ein Fehler gilt dann als wesentlich, wenn dieser den Betrieb der Software verhindert. Voraussetzung für die Suche und die Beseitigung von Fehlern ist die Erfüllung der dem Auftraggeber gemäß Ziffer 3. obliegenden Mitwirkungspflichten.

   4. Sonstige Fehler sind nur zu beheben, wenn dies mit wirtschaftlich zumutbarem Aufwand möglich ist. Dies ist dann nicht der Fall, wenn eine Neuprogrammierung wesentlicher Teile der Software erforderlich ist.

   5. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dazu, den Auftraggebers bzw. das Personal des Auftraggebers über Art und Umfang der durchgeführten Arbeiten einmalig zu unterrichten. Über geplante Updates wird der Auftragnehmer den Auftraggeber angemessene Zeit im Voraus unterrichten. Das Gleiche gilt, sollte ein geplantes Update auf der verwendeten Infrastruktur nicht möglich sein.

   6. Die Pflegearbeiten werden in der Regel per Fernwartung durchgeführt. Sofern ausnahmsweise ein direkter Zugriff auf die Datenverarbeitungsanlagen, auf denen die Software installiert ist, notwendig werden sollte, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber kontaktieren, um alle notwendigen Details dazu klären.

   7. Die Software-Pflege erfolgt ausschließlich durch qualifiziertes Personal, das mit der im Angebot beschriebenen Software vertraut ist. Bei Software die nicht durch den Auftragnehmer entwickelt wurde, wird ausschließlich qualifiziertes Personal die Software-Pflege übernehmen.

   8. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers treten in kein Arbeitsverhältnis zum Auftraggebers. Weisungen wird der Auftraggeber ausschließlich dem vom Auftragnehmer benannten verantwortlichen Mitarbeiter erteilen.

   9. Die Einschaltung von Subunternehmern ist nur mit vorheriger, ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers möglich.

3. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

   1. Der Auftraggeber wird auftretende Fehler dem Auftragnehmer unverzüglich mitteilen und diesen bei der Fehleruntersuchung und Fehlerbeseitigung im Rahmen des Zumutbaren unterstützen. Hierzu gehört es insbesondere, dem Auftragnehmer auf dessen Anforderung in Textform Mängelberichte vorzulegen und sonstige Daten und Protokolle bereitzustellen, die zur Analyse des Fehlers geeignet sind.

   2. Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer im Bedarfsfall den Zugang zu den Datenverarbeitungsanlagen, auf denen die im Angebot bezeichnete Software installiert ist, zu gestatten. Der Auftraggeber stellt die für die Durchführung aller Pflegearbeiten erforderlichen technischen Einrichtungen (Stromversorgung, Telefonverbindung und Datenübertragungsleitungen) in angemessenem Umfang kostenlos zur Verfügung.

   3. Der Auftraggeber benennt dem Auftragnehmer einen sachkundigen Mitarbeiter, der die zur Durchführung der erforderlichen Auskünfte erteilen und Entscheidungen selbst treffen oder veranlassen kann.

   4. Der Auftraggeber führt für jede im Angebot bezeichnete Software genaue Aufzeichnungen über Beginn und Dauer der Ausfallzeiten und des Pflegedienstes. Die Aufzeichnungen sind vom Auftragnehmer in Textform zu bestätigen.

   5. Es obliegt dem Auftraggeber, ordnungsgemäße Datensicherungen durchzuführen und die vom Angebot nicht umfasste Soft- und Hardwareumgebung der Software ordnungsgemäß zu pflegen und zu warten. Der Auftraggeber hat die Hard- und Software insbesondere gegen unbefugte Zugriffe durch Mitarbeiter oder sonstige Dritte, Viren, Trojaner und sonstige Schadsoftware zu schützen.

4. Beratung – Telefon / Projektmanagement-Tool

   1. Der vom Auftraggeber benannte Systemverantwortliche und sein Stellvertreter bzw. vom Auftraggeber benannte Personen erhalten durch den Auftragnehmer telefonisch und per Projektmanagement-Tool, welches beim Auftragnehmer in Benutzung ist, bei Störungen an der Software und bei Bedienproblemen.

   2. Die Erreichbarkeiten können dem zugrundeliegenden Angebot oder den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers entnommen werden.

5. Systemverantwortliche Personen

   1. Der Auftraggeber benennt eine systemverantwortliche Personen und teilt diese dem Auftragnehmer schriftlich mit.

   2. Die systemverantwortlichen Personen sind Ansprechpartner des Auftragnehmers in allen Fragen der Durchführung dieser Vereinbarung.

6. Vergütung

   1. Die Vergütung sowie die Zahlungsmodalitäten für die Leistungen des Auftragnehmers befinden sich in unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen und/oder im Angebot.

7. Geheimhaltung und Datenschutz

   1. Beide Parteien haben über alle ihnen bekannt werdenden geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheiten Stillschweigen zu bewahren und sämtliche im Kontext der Erfüllung dieser Vereinbarung stehenden Informationen auch über dessen Ablauf hinaus streng vertraulich zu behandeln. Gleiches gilt für personenbezogene Daten, die unter die Bestimmungen der Datenschutzgesetze fallen. Sind solche Daten betroffen, hat die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung des Auftragnehmers Gültigkeit.

   2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen, Unterlagen oder Daten im Sinne dieser Ziffer 7. Absatz 7.1 weder zu erheben noch zu speichern oder zu vervielfältigen oder sonst in irgendeiner Form außer zu Pflegezwecken zu nutzen oder zu verwerten. Die gespeicherten Daten sind zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies gilt nicht, solange eine gesetzliche Regelung die Speicherung der Daten erlaubt.

   3. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein Personal entsprechend zu unterweisen und zur Einhaltung der Vereinbarung nach Ziffer 7. Absatz 7.1 zu verpflichten.

   4. Bei der Fernwartung (nach Ziffer 2. Absatz 2.6 diese Vereinbarung) bzw. der Einschaltung von Subunternehmern (nach Ziffer 2. Absatz 2.9 dieser Vereinbarung) sind geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zwischen den Parteien zu berücksichtigen. Gültigkeit hat hier die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung des Auftragnehmers.

8. Gewährleistung

   1. Der Auftragnehmer übernimmt die Gewähr dafür, dass die Software, die durch den Auftragnehmer Entwickelt wurde, während der Laufzeit dieser Vereinbarung, die Funktionen der Software aufweist.

   2. Der Auftragnehmer führt die übernommenen Arbeiten mit größter Sorgfalt und entsprechend dem neuesten Stand bewährter Technik aus.

   3. Erweist sich die Beseitigung eines wesentlichen Fehlers (im Sinne der Ziffer 2. Absatz 2.3 dieser Vereinbarung) als mit vertretbaren wirtschaftlichen Mitteln nicht möglich, muss der Auftragnehmer eine Ausweichlösung entwickeln. Evtl. anfallende Kosten hat der Auftraggeber zu tragen.

   4. Kommt der Auftragnehmer der Pflicht zur Mängelbeseitigung innerhalb der in Ziffer 2. Absatz 2.2 dieser Vereinbarung genannten Frist nicht nach, so hat der Auftraggeber eine angemessene Nachfrist zu setzen. Angemessen bedeutet, dass sie im Kontext zu der Software und des zu behebenden Mangels stehen muss. Danach kann der Auftraggeber den Mangel, wenn gewünscht, auch selbst beseitigen.

   5. Im Falle von Rücktritt bedarf es keiner Fristsetzung, wenn der Auftragnehmer die Mängelbeseitigung verweigert, wenn die Mängelbeseitigung dreimal fehlgeschlagen oder dem Auftraggebers unzumutbar ist.

   6. Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers verjähren innerhalb einer Frist von einem Jahr ab Zugang der Mängelanzeige.

9. Laufzeit der Vereinbarung

   1. Die Vereinbarung beginnt mit seiner Unterzeichnung durch beide Parteien, aber frühstens zum im Angebot angegebenen Zeitpunkt oder sobald sich die entwickelte Software im Zustand der Nutzung befindet bzw. eine Wartung der Software erforderlich ist.

   2. Die Vereinbarung hat eine Dauer von 12 Monaten und verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn nicht anders im Angebot definiert. Er kann von den Parteien jederzeit mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Vereinbarung in Textform gekündigt werden.

   3. Der Vereinbarung kann von jeder Seite fristlos aus wichtigem Grund gekündigt werden. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor,

      1. wenn der Auftragnehmer wiederholt die Zeit zur Beseitigung des Mangels deutlich überschreitet;

      2. wenn über das Vermögen der jeweils anderen Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird.

   4. Die fristlose Kündigung ist außerdem möglich, wenn eine Fortsetzung der Vereinbarung dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen beider Parteien nicht zugemutet werden kann.

   5. Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§126b BGB).

10. Sonstiges

    1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, oder sollte ein wesentlicher Punkt nicht geregelt sein, so greifen die Bestimmungen der “allgemeinen Geschäftsbedingungen” des Auftragnehmers und die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen bleibt unberührt.

    2. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung sind nur in Textform und bei Bezugnahme auf diese Vereinbarung wirksam.

    3. Erfüllungsort und Gerichtsstand sind der Geschäftssitz des Auftragnehmers. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

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