Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung „Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO“

zwischen

Auftraggeber

– nachstehend „Auftraggeber“ genannt –

und

alkima GmbH, Colmarer Str. 12, 65203 Wiesbaden

– nachstehend „Auftragnehmer“ oder „alkima WEB & DESIGN ®“ genannt –

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

   
   Gegenstand und Dauer des Auftrags bestimmen sich vollumfänglich nach den im jeweiligen Vertragsverhältnis gemachten Angaben.Der Auftragnehmer verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Auftraggeber i.S.v. Art.4 Nr.2 und Art.28 DSGVO auf Grundlage dieses Auftrags.

2. Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten

   
   Der Umfang, die Art und der Zweck einer etwaigen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen werden dem Auftragnehmer durch den Auftraggeber gemäß der vom Auftraggeber ausgefüllten Anlage 1 beschrieben, soweit sich das nicht aus dem Vertragsinhalt der in Ziffer 1 beschriebenen Vertragsverhältnisse ergibt.Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (Art.28 Abs.3 Satz 2 lit.c DSGVO)

   1. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben (siehe Anlage 2). Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags.
   2. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs.3 Satz 2 lit.c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.
   3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

   1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
   2. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

   
   Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
   • Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS- GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
   • Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c, 32 DS- GVO und Anlage 2.
   • Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
   • Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
   • Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
   • Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
   • Dokumentation der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber, werden gemäß Ziffer 3 dem Auftraggeber bei bedarf zur Verfügung gestellt.

6. Unterauftragsverhältnisse

   
   Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

   1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
   2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
   3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann wahlweise erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS- GVO, die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS- GVO, aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) und/oder eine geeignete Zertifizierung durch IT- Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
   4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

   1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
      • die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
      • die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
      • die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
      • die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
      • die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.
   2. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

   1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).
   2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

    1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
    2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Der Auftragnehmer gibt dem Auftraggeber auf Anfrage hin Auskunft zur Natur und dem Zeitpunkt der Löschung.
    3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

11. Sonstige Vereinbarungen

    1. Entgelte
       Ein Entgelt für diesen Auftrag wird nicht gefordert. Soweit der Auftraggeber Unterstützung nach Ziffer 4 für die Beantwortung von Anfragen Betroffener benötigt, hat er die hierdurch entstehenden Kosten zu erstatten.Soweit der Auftraggeber nach Ziffer 7 Kontrollrechte ausüben wird, orientiert sich die vorab zu vereinbarende Höhe des Entgelts an einem festzulegenden Stundensatz des für die Betreuung vom Auftragnehmer abgestellten Mitarbeiters.Erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Weisungen nach Ziffer 9, so hat er durch diese Weisung entstehende Kosten zu erstatten.
    2. Vertragsdauer
       Diese Vereinbarung ist abhängig vom Bestand eines Hauptvertragsverhältnisses gemäß Ziffer 1. Die Kündigung oder anderweitige Beendigung des Hauptvertragsverhältnisses gemäß Ziffer 1 beendet gleichzeitig diese Vereinbarung.Das Recht zur isolierten, außerordentlichen Kündigung dieser Vereinbarung sowie die Ausübung gesetzlicher Rücktrittsrechte konkret für die Vereinbarung bleiben hierdurch unberührt.
    3. Rechtswahl
       Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
    4. Gerichtsstand
       Die Parteien vereinbaren als Gerichtsstand den Firmensitz von alkima WEB & DESIGN ® als zuständiges Gerichts.

Anlage 1 zum Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO:
Auflistung der personenbezogenen Daten und Zweck ihrer Verarbeitung sowie Subunternehmer

Art der Daten

Gegenstand der Zusatzvereinbarung sind folgende Datenarten und -Kategorien:

• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
• Vertragsstammdaten
• Protokolldaten

Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch diese Zusatzvereinbarung Betroffenen umfasst:

• Kunden und Interessenten des Auftraggebers
• Mitarbeiter und Lieferanten des Auftraggebers

Subunternehmer

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
• Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln
• InterNetX GmbH, Johanna-Dachs-Str. 55, 93055 Regensburg
• Alaio Cloud Limited, Frema House, Büro 102, Nr. 9, Constantinou Paparigopoulou Str., 3106, Limassol, Zypern
• 23M GmbH, Johann-Krane-Weg 18, 48149 Münster
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg
• Friendly Captcha GmbH, Am Anger 3-5, 82237 Wörthsee
• eRecht24 GmbH & Co. KG, Lietzenburger Str. 94, 10719 Berlin
• consentmanager GmbH, Eppendorfer Weg 183, 20253 Hamburg

Anlage 2 zum Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO:
Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und Anlage

• Zugangskontrolle
  • bei Hauptauftrag „Managed Server“, „Webhosting“, „StorageBox“
    • Zugang ist passwortgeschützt, Zugriff besteht nur für berechtigte Mitarbeiter vom Auftragnehmer; verwendete Passwörter müssen Mindestlänge haben und werden in regelmäßigen Abständen erneuert
  • Zugriffskontrolle
    • bei internen Verwaltungssystemen des Auftragnehmers
      • Durch regelmäßige Sicherheitsupdates (nach dem jeweiligen Stand der Technik) stellt der Auftragnehmer sicher, dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden.
      • Revisionssicheres, verbindliches Berechtigungsvergabeverfahren für Mitarbeiter des Auftragnehmers
    • bei Hauptauftrag „Managed Server“, „Webhosting“, „StorageBox“
      • Durch regelmäßige Sicherheitsupdates (nach dem jeweiligen Stand der Technik) stellt der Auftragnehmer sicher, dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden.
      • Revisionssicheres, verbindliches Berechtigungsvergabeverfahren für Mitarbeiter des Auftragnehmers
      • Für übertragene Daten/Software ist einzig der Auftraggeber in Bezug auf Sicherheit und Updates zuständig.
  • Trennungskontrolle
    • bei internen Verwaltungssystemen des Auftragnehmers
      • Daten werden physisch oder logisch von anderen Daten getrennt gespeichert.
      • Die Datensicherung erfolgt ebenfalls auf logisch und/oder physisch getrennten Systemen.
    • bei Hauptauftrag „Managed Server“, „Webhosting“, „StorageBox“
      • Daten werden physisch oder logisch von anderen Daten getrennt gespeichert.
      • Die Datensicherung erfolgt ebenfalls auf logisch und/oder physisch getrennten Systemen.
  • Pseudonymisierung
    • Für die Pseudonymisierung ist der Auftraggeber verantwortlich
• Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Weitergabekontrolle
    • Alle Mitarbeiter sind i.S.d. Art. 32 Abs.4 DSGVO unterwiesen und verpflichtet, den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen.
    • Datenschutzgerechte Löschung der Daten nach Auftragsbeendigung.
    • Möglichkeiten zur verschlüsselten Datenübertragung werden im Umfang der Leistungsbeschreibung des Hauptauftrages zur Verfügung gestellt.
  • Eingabekontrolle
    • bei internen Verwaltungssystemen des Auftragnehmers
      • Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben bzw. erfasst.
      • Änderungen der Daten werden protokolliert.
    • bei Hauptauftrag „Managed Server“, „Webhosting“, „StorageBox“
      • Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben bzw. erfasst.
      • Änderungen der Daten werden protokolliert.
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Verfügbarkeitskontrolle
    • bei internen Verwaltungssystemen des Auftragnehmers
      • Backup- und Recovery-Konzept mit täglicher Sicherung aller relevanten Daten.
      • Sachkundiger Einsatz von Schutzprogrammen (Virenscanner, Firewalls, Verschlüsselungsprogramme, SPAM-Filter).
      • Einsatz von Festplattenspiegelung bei allen relevanten Servern.
      • Monitoring aller relevanten Server.
      • Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung, Netzersatzanlage.
    • bei Hauptauftrag „Managed Server“, „Webhosting“, „StorageBox“
      • Backup- und Recovery-Konzept mit täglicher Sicherung der Daten je nach gebuchten Leistungen des Hauptauftrages.
      • Einsatz von Festplattenspiegelung.
      • Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung, Netzersatzanlage.
      • Einsatz von Softwarefirewall und Portreglementierungen.
  • Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO);
    • Für alle internen Systeme ist eine Eskalationskette definiert, die vorgibt wer im Fehlerfall zu informieren ist, um das System schnellstmöglich wiederherzustellen.
• Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
  • Das Datenschutz-Managementsystem und das Informationssicherheitsmanagementsystem wurden zu einem DIMS (Datenschutz-Informationssicherheits-Management-System) vereint.
  • Incident-Response-Management ist vorhanden.
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen werden bei Softwareentwicklungen berücksichtigt (Art. 25 Abs. 2 DSGVO).
• Auftragskontrolle
  • Unsere Mitarbeiter werden in regelmäßigen Abständen im Datenschutzrecht unterwiesen und sie sind vertraut mit den Verfahrensanweisungen und Benutzerrichtlinien für die Datenverarbeitung im Auftrag, auch im Hinblick auf das Weisungsrecht des Auftraggebers.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung „Usercentrics“ finden Sie hier.

Weitere Informationen